高效人士处理电子邮件的方法

发表时间： 2015/08/10

每天收到的Email多到没有时间每封看？寄出去的Email常被退回来，原因是收信人的邮箱爆了？美国《赫芬顿邮报》（The Huffington Post）报导了5招高效人士常用的Email处理方法，让工作更有效率。在线索取2015年12月CFA网课及Handbook 》》

一天内可选择几次快速查看电子邮件，先过滤是否有重要且紧急事件必须马上处理，也可以顺手将垃圾邮件删除。

专家建议，一天只需要2个比较长的时段专心处理邮件。美国加州大学的一项研究发现，那些不常检查电子邮件的人工作更有效率，而心理上的压力也比较轻。

优先并即时处理重要且紧急的邮件，并在信件中将意思表达清楚，因为不是每个人都会有时间仔细阅读每封邮件。

专家建议，将电子邮件的重要性与紧急度按优先处理顺序分类，先处理重要且紧急的电子邮件，不重要又不紧急的可缓点做。

电子邮件适合当天回应、简单处理的信件，若是你有更重要的事或决定要做，这时以电话联系或是面对面的讨论更适合。见面三分情，还有声音对决策是有影响力的，都会让复杂的事情更快速被解决。此外，当电子邮件中的文字表达模糊时，往往容易被误解。

将电子邮件依不同属性做好分类，可以大大提升工作效率。你可以当自己的邮差，创建个人化的文件夹，若以寄信人来分类，如：客户邮件、公司邮件、部门邮件、朋友邮件或是社团邮件等；若以主题来分类，如：工作邮件、旅游邮件、促销邮件、线上购物邮件或是医疗邮件等。

还有，赶快退订不再使用的垃圾邮件。垃圾邮件的数量过多，即使每天删除，也是很浪费时间。

在每天固定时段处理电子邮件时，可马上回覆者就立即处理，信件内容不需冗长或是华丽无实。简洁讯息，有时即使只是简单的几个字，如：“谢谢”、“知道了”都能让你建立信誉。

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